薪资记录保留是任何会计，人力资源或工资管理机构的工作的重要组成部分，即监督非豁免员工的任何会计，即大多数小时工资工人。鉴于美国劳工部的整个工资和小时司，它应该毫不奇怪，最大的联邦工资法，公平的劳动标准法（FLSA），涉及雇员薪资记录和记录保管实践。知道和遵循联邦和州的规则周围记录是保护自己免受昂贵的劳动诉讼的一种方式。
保留时间卡和工资记录多久了？
无论它们是在纸上还是纸张上，您都可能正在努力挂在每个工资单中，现在是一种数字格式。但是，如果将所有这一切折叠六个月或一年的道路，同时清理您的文件或在服务器上保存空间，您仍然可以面临大罚款或诉讼，无论您如何公平，准确地支付所有人。
有联邦法律，有时是国家法律，也决定了你必须保持薪酬记录的时间（提示：它超过一年）。在那段时间内的任何事情都是公平的游戏，谈到审计员寻找你所付出的具体证明。
联邦法令
如上所述，劳工部的FLSA部是员工工资，加班，工资和加班豁免，休息和更多的进入法律。FLSA还建立了必须由雇主保存的记录以及必须存储员工记录的最短时间。
根据FLSA的说法，以下是美国雇主的基本记录必须保留所有非豁免员工，即那些落在其规定下的人，至少3（三）年：
- 员工的全名和社会安全号码
- 地址，包括邮政编码
- 出生日，如果年轻超过19岁
- 性和职业
- 员工的工作周开始时的时间和日期
- 每天工作的小时数
- 每个工作周总数工作
- 员工工资的支付依据（例如，“每小时9美元”，“每周440美元”，“船只”）
- 定期每小时支付率
- 每日或每周直线收益
- 工作周的总加班费
- 所有员工的工资额外或扣除
- 工资总额支付每个支付期
- 付款日期和付款所涵盖的支付期
FLSA进一步决定了其付费计算的记录是基于-e.g。时间卡，分公司票或时间和工作时间表 - 应持有两年。
国家法律
有时国家有符合记录保留和记录保留的独特法律。与联邦与国家最低工资法一样，法律雇主必须遵循，这通常是最有利的法律。换句话说，雇主必须支付更高的最低工资，通常预计他们通常会遵循更严格的国家规则有关记录保留。
例如，加利福尼亚州要求那些在我们的子弹中详述的工资记录 - 除了休息和恢复期间以及成功率工人的非生产时间 - 必须保持四年而不是三年。加利福尼亚州还规定，应保留支付计算的工资相关记录应保留三年而不是两年。最后，根据加利福尼亚州人力资源管理协会要求记录是笔或永久性墨水，并用英语。
其他国家也有具体的法律，建议企业在折腾记录之前研究其州和地方法规。
如何安全地存储工资记录
工资单记录必须清晰可辨认，可在DOL工资和小时部门或您所在国家的同等机构的日常或调查审核的情况下进行检查。
未订婚的工资单或由手写的文件是一种糟糕的方式，可以为支持时间或工资记录开始。
但是，让我们假设您在控制中将您的工资单。如果需要，它们在墨水中，整个董事会整洁，一致，巧妙。
当谈到实际存储记录时，它完全由公司自行决定选择一个组织，免受损坏或盗窃的存储方法，易于访问。
如果您的薪资记录在纸上，则必须选择一个有组织的归档方法，这些方法将根据您和其他人保持清晰，并且可以访问他们的每个人都知道必须保存文件的时间。也许你会归档姓氏，然后按月然后归一年。如果您有一些豁免或非小时员工，您可能会选择单独提交记录。
请记住：FLSA要求所有美国雇主保留用于计算工资单两年的时间卡或时间表。因此，这些必须安全地存储。
虽然如果需要，仍可打印出记录并在纸质文件中保存，但选择数字计时，HR或具有安全云服务器的会计系统的业务不必与工资单和时间记录的物理存储相关切。
其他加上数码维护和存储薪资和时间记录的存储是，如果您使用基于云的平台，它们不会在您的文件中占用空间甚至在您的服务器上。并且没有涉及如何提交记录的决定：它们会在您用于时间跟踪或工资单（或通常两者）的平台内自动提交，并且您可以生成包含您需要的记录的报告。
FLSA诉讼
为什么遵循关于工资记录存储的少许软件要求如此重要？这就是为什么：多年来，您可能会有许多员工，人们可能会试图指责您不为他们所有的常规或加班时间支付他们。如果发生这种情况，这将是您对员工的一词 - 法院的证据责任在于雇主。
让我们说一名员工和他们的同事在诉讼中证明某些时间的诉讼，没有缴纳，或者他们投入加班时间，只需绕过正常的时间。如果雇主无法为员工索赔已经脱离时钟的时间额外工作时间的时间段，或者在没有正确录制或赔偿的加班时间工作，则可能处于糟糕的地方。
我们再次回到DOL的工资和小时部门（WHD），因为它是在工资周围执行规则的原子能机构。DOL网站发布最近的WHD统计数据在他们的代理商上从雇主获得的背部。例如，沃德在2019年的工人恢复了3.22亿美元，在过去五年中为约14亿美元。
这尚不提到雇主在欠款，定居点或欠款的罚款中所支付的赔偿金。2016年和2017年，无偿工资案件的定居点总计为12亿美元，根据SHRM。
企业提示
如果您没有证据反驳，员工员工对未付工资的索赔没有优点，那么您的防务将非常难以建立。
具有清晰工资单和时间跟踪记录的第一步是强制执行创建和收集员工所需信息的策略。如果员工不知道他们必须跟踪他们所有的时间，或者他们并不是雇主的重要性，它就不会完成。
为时间跟踪具有清晰且一致的系统，因此对于您的员工和您来说是至关重要的。虽然纸张时间卡可能是您的选择系统，并且可以作为时间的记录工作，然后你用来计算工资单，它们显然更容易受到自动化系统的损失，盗窃，欺诈和小时舍入问题。
一种数字时间跟踪系统，如exaktime通过捕获准确的时间工作开始和停止，提供自动化，没有“伙伴打孔”，并将其直接向云发送，以便安全存储和从办公室或任何地方访问。
Not only are they securely stored, but you know the records are accurate because workers can only clock in when they’re at the job site, as that’s where our JobClocks are located or that’s where their GPS time stamp that you can see instantly on the backend will be in-range of the worksite. They can only clock in with their own keytab or their own PIN number, and, if you are using a biometric or photo ID system, with their own face.
要重新回顾，无论您选择您选择的记录保存和记录存储的方法，对系统所以的诉讼法规和保护是必要的：
- 易于理解，跟上别人的易于理解
- 随着时间的推移，易于维护，因此您可以保留这些记录，直到您清楚地接触到违法的工资和小时诉讼，可能违反了违规行为
在exaktime联系我们讨论如何自动化和简化您今天的工资记录，时间跟踪和FLSA合规性。
