通过人力资源部门的员工记录数量惊人。在申请、简历、个人信息和合规文书(如社会安全号码和W2s)之间，这是一个冗长的清单。所有的东西你都留着吗?员工档案应该保存多长时间?你们保留纸质的人事记录还是电子档案?要遵守《公平劳动标准法》(Fair Labor Standards Act, FLSA)，就需要知道所有这些问题的答案。
雇主须备存哪些纪录?
的美国劳工部规定，每个受FLSA覆盖的雇主必须保留每个被覆盖的非豁免工人的记录。虽然没有必要的表格，但记录必须包括有关雇员、工作时间和工资的准确信息。基本的记录包括:
- 员工全名及社会保险号码;
- 地址(包括邮政编码);
- 未满19岁者，其出生日期;
- 性别和职业;
- 员工的工作周开始时的一周时间和日子。每天工作的小时数，每个工作周都有时间工作。
- 支付职工工资的依据;
- 固定时薪;
- 每日或每周直线时间的总收入;
- 每周加班工资总额;
- 所有从雇员工资中增加或扣除的款项;
- 每个支付周期所支付的工资总额;和
- 付款日期及付款期间。
EEOC记录保存要求
的美国平等就业机会委员会（EEC）要求雇主保留所有个人记录一年。如果员工被非自愿终止，比如解雇或解雇，他或她的记录必须保留一年，从终止之日起。
《雇员年龄歧视法案》(ADEA)要求雇主必须保存所有工资记录三年。雇主还必须保存任何员工福利计划的文件，比如养老金和保险计划，在该计划或系统生效的整个期间以及终止后一年。
根据适用于美国环保署的FLSA记录保存要求，雇主必须保存至少三年的工资记录，并保存所有解释向异性雇员支付不同工资基础的员工记录两年。这些要求适用于联邦反歧视法涵盖的所有雇主，无论雇主是否受到指控。
保持员工记录合规的技巧
政府并不关心你是如何保存员工记录的，无论是数字化的还是纸质的，但这对人力资源部门来说肯定很重要。保持记录是工作中耗时且容易出错的一部分，因此开发一个伟大的系统使您的公司符合要求是必须的。
人力资源的责任
准确保存记录的责任直接落在人力资源的肩上。根据社团，人力资源在簿记中的作用包括:
- 控制公司记录的创建、增长和可访问性。
- 降低运营和存储成本。
- 提高效率和生产力，以及办公室外观。
- 协助合规，降低诉讼风险。
- 保护员工的敏感信息。
- 确保根据需要易于访问记录。
保持准确的记录可以保护你的公司免于民事和刑事诉讼，以及涉及销毁和保留员工记录的处罚。
制定政策
制定一项坚如磐石的政策或指导方针是遵守联邦、州和地方法律法规的第一步。你的政策应该包括:
- HR需要保存哪些记录．DOL提供的基本列表是一个很好的开始。但你所在的州和地方政府可能会要求额外的记录，而政府承包商也有自己的一套要求。为HR需要保存的每一份文件编制一份清单，以免遗漏任何东西。
- 档案持续多久．在你的政策中明确说明公司需要将员工档案保存多久。这将有助于确保员工的记录不会被过早删除或丢弃。但是不要忘记说明什么时候应该销毁那些过时的文件。如果你的系统充满了无用的纸张或数字文件，那么它就不会高效。
- 限制访问以保护隐私．雇员记录包含个人信息，其中一些信息的隐私，如健康记录，受《健康保险可携带性和责任法案》(HIPAA)的保护。而且，将记录保密是保持合规的一部分。采取安全措施保证他们的安全。
保持招聘记录
属于平等就业机会委员会(平等就业机会委员会)和美国劳工部联邦合同合规项目办公室(OFCCP)应保留雇员和申请职位的候选人的招聘文件。这些记录有助于证明平权行动雇主的非歧视性招聘做法。文件应包括：
- 招聘广告
- 简历
- 就业应用程序
- 提交给中介的工作指令
- 面试评估
- 背景调查
- 体检结果
- 雇佣测试结果和证明测试对选择过程有效性的文件
- 信用报告
- 未被聘用的候选人的申请人资料，包括工作公告，合理的住宿要求，薪酬率，培训或学徒的选择
- 关于调动、晋升、裁员或终止的信息
对人事档案进行分类
有这么多的信息要做人力资源记录，社团建议将其分类，包括在员工的人员文件中包含和维护的人员。
员工人事档案:
- 包括职位描述、工作申请、简历、聘书、签署的公司政策和紧急通知表格在内的雇佣前文件。
- 雇佣文件包括与绩效评估、晋升、调动、薪酬、培训完成情况、纪律文件以及雇主与雇员之间的任何书面协议有关的文件。
- 分开使用工作文件，比如离职面谈、离职原因说明、辞职信、失业文件和推荐信。
为保护员工隐私，请分开存放:
- 医疗记录包括考试，残疾福利索赔表，医生票据，家庭和医疗假期（FMLA）离开请求，ADA住宿申请，工人的薪酬历史，药物测试结果，医疗报销和过去或目前健康的任何文件。
- 信用信息包括信用报告、个人或财务数据和消费者相关的信用信息。
- 移民表格，比如I-9表格和支持文件，比如e - verify系统确认就业资格的报告。
- 与投诉和调查相关的表格，如内部索赔，诉讼和任何其他类型的诉讼。
与人力资源管理系统保持记录
人力资源部门必须掌握的关于员工甚至应聘者的信息数量是惊人的。想要用一个无纸化的系统来保证所有东西的准确、分类和安全几乎是不可能的。一个数字系统，比如人力资源信息系统(HRIS)，会为你做这些工作。一个人力资源信息系统，提供核心HR函数。HRIS是组织中心的数据库，将信息类似的工资单，福利，出勤和其他相关数据与个人联系在一起。它还处理招聘，税收合规性，人员跟踪和报告。这里的关键是它是自动的;信息总是在那里，你只需要选择保存的内容和删除什么。
访问文件
HRIS还让员工能够全天候访问他们的人事档案和员工记录。这不仅是一个提供透明度的好机会，而且许多州的法律要求访问．人力资源应该知道他们的状态需要多少访问权限，如果该访问扩展到当前和前员工。HRIS还使员工能够改变个人信息，以准确责任。
包括销毁在内的信息安全
如果你的系统是数字化的，确保记录的安全就容易得多。纸质记录很容易落入任何人手中，但数字记录需要管理员的许可才能访问文件。一个好的人力资源管理系统不仅可以限制内部访问，还可以限制外部访问。云托管的人力资源系统应该在技术的每一层都有内置的安全层。云管理服务提供商、技术专家和更多的人都应该参与监控硬件、数据中心和操作系统。
由于HR员工记录中包含的数据包含个人身份信息(PII)，如姓名、地址、社会保险号等，因此联邦贸易委员会建议雇主在处理过时档案时，应:
- 销毁或删除电子文件，使信息无法读取或重建。
- 撕碎或烧纸文件。
- 雇佣一个专门销毁个人文件的外部承包商。
Arcoro的HRIS和模块化解决方案可以帮助人力资源部门完成维护员工记录这一重大工作。我们的云计算系统的设计既简单又安全。有了数字系统，你的员工记录总是只需点击一下，直到你决定完成它们。此外，你永远不必担心文件柜占用的额外空间，不准确的信息或文件系统的安全担忧。在合规问题上，Arcoro的模块化系统是解决方案。
