建筑和现场服务行业的劳动法合规性

一名联邦探员到达您的营业地,要求与您的员工交谈,查看您过去两年的所有工资记录。她的资历证明她是美国劳工部工资和工时部门的调查员。你是做什么的?

它可能发生。对于许多像你们这样的企业来说,它已经做到了。

随着业务的增长,法规遵从性风险也会随之增加。当您需要跟踪分散在多个工作地点的员工时,保持合规性成为一项重大挑战。即使是很小的违规行为也会被处以巨额罚款。

这些都是自1985年以来在《公平劳动标准法案》(FLSA)下对违反工资和工时的最成功的起诉*。

  • CA: 34美元
  • FL: 26美元
  • 阿兹:21美元
  • 纽约:29美元
  • 德克萨斯州:1900万美元
  • IL: 15美元
  • 维迪奇:14美元

*这些案件大多涉及1000名或更多雇员的索赔。由劳工部的工资及时薪科(西隧)

为了降低您的责任风险,您的企业有责任及时更新并遵守所有联邦和州劳动法。

在本指南中,我们将涵盖最常见的工资和工时合规风险、州法律、审计和审计过程、记录保持指南、警示故事,以及劳动法合规游戏中的一些关键指标。

建筑和现场服务行业的合规性

当你经营建筑或现场服务业务时,保持工资和工时的一致性绝非易事。例如,当公司跨司法管辖区开展业务时,可能会对州法律产生混淆。

劳工部(DOL)监督和执行180项影响工作场所的联邦劳动法。此外,一些州有自己的劳动法,必须遵守。政府法规,如公平劳动标准法(FLSA)需要精确的记录,以跟踪时间,以证明合规。在州和联邦的层面上,劳动法和就业法规每年都在变化,像你这样的企业主有责任意识到这些变化。

建筑和现场服务企业需要了解的另一个劳动法是《家庭医疗休假法》(FMLA)。你的业务规模会影响FMLA保险的状况和你的员工的资格。这些法规不包括雇员少于50人的雇主。

解释这些联邦法律的困难和各州要求的差异很大,再加上准确跟踪大量现场员工的正常工作时间和加班时间的挑战,使建筑企业在遵守法规方面负担重重。

最常见的工资和工时合规风险

以下是一些常见的合规风险,适用于任何规模的企业,这些风险应该已经在你的雷达上了。

计时

你应该复习功课时间舍入过程以确保它符合州和联邦法规。例如,加州法律规定,你不应该缩短非豁免员工的用餐时间,因为用餐时间必须为30分钟。

加班

你必须遵守新的和不断变化的联邦法律或法规状态超时规则.你必须根据哪个规则能给员工提供更多的保护或更多的福利来决定要遵守的规则。

错误分类

了解有关免税和非免税员工分类的法律是很重要的。公司如何对员工进行分类正受到工资和工时部门(WHD)的审查,例如,错误地给员工贴上独立承包商的标签。

可赔和不可赔工时

你必须了解最新的州和联邦指导方针,关于花在交通和旅行上的时间被认为是工作时间。

保留记录

您的记录需要包含某些特定的信息,例如,工资信息,非豁免员工的用餐和休息时间。此外,根据你所在州的法律,这些记录必须保存一定的年份。

计时

你应该复习功课时间舍入过程以确保它符合州和联邦法规。例如,加州法律规定,你不应该缩短非豁免员工的用餐时间,因为用餐时间必须为30分钟。

加班

你必须遵守新的和不断变化的联邦法律或法规状态超时规则.你必须根据哪个规则能给员工提供更多的保护或更多的福利来决定要遵守的规则。

错误分类

了解有关免税和非免税员工分类的法律是很重要的。公司如何对员工进行分类正受到工资和工时部门(WHD)的审查,例如,错误地给员工贴上独立承包商的标签。

可赔和不可赔工时

你必须了解最新的州和联邦指导方针,关于花在交通和旅行上的时间被认为是工作时间。

保留记录

您的记录需要包含某些特定的信息,例如,工资信息,非豁免员工的用餐和休息时间。此外,根据你所在州的法律,这些记录必须保存一定的年份。

工作时间,定义

你知道吗,某些州的规定将前往机场或汽车站的时间算作工作时间,而其他州的规定则不算作工作时间?

有时候,最简单的偏差在合规性方面会造成混乱,比如在工作地点之间通勤、远程报告、出差或跨时区旅行的员工。

你们州可能有自己的规章制度,你们必须遵守。与此同时,劳工部(DOL)有一些基本的指导方针。以下是美国劳工部关于工作时间的一些说法:

等待时间

等候时间是否算作工作时间取决于具体情况。一般来说,事实可能表明员工是在等待(这是工作时间)还是在等待(这不是工作时间)。例如,一名秘书在等待听写时看书,另一名消防员在等待闹钟时跳棋,在这类不活动的时间里,他们仍然在工作。这些雇员被雇用等待。

随叫随到的时间

要求在雇主场所随时待命的雇员在待命期间工作。要求在家随时待命的员工,或允许在可以联系到他的地方留言的员工,在大多数情况下,在待命期间不工作。

休息和用餐时间

在建筑业,短时间的休息时间(通常为20分钟或更少)很常见,通常按工作时间支付。这些短时间必须算作工时。用餐时间(通常为30分钟或更长时间)通常不需要作为工作时间来补偿。

旅行时间

决定花费在旅行上的时间是否可补偿的原则取决于所涉及的旅行类型。

从家到工作的旅行

员工在正常工作日之前从家出发,在工作日结束后返回家,这是在从事普通的从家到公司的旅行,这不是工作时间。

另一个城市一天的特殊任务

让我们假设一个经常在固定地点工作的员工被分配到另一个城市一天的特殊任务,当天就回家了。从外地往返所花费的时间为工作时间,但雇主可以扣除员工正常通勤到正常工作地点的时间。

一天的工作就是旅行

员工在旅行中花费的时间,作为其主要活动的一部分,如工作日期间从一个工作地点到另一个工作地点的旅行,是工作时间,必须计算为工作时间。

离家旅行

离家旅行通宵旅行显然是工作时间,因为它贯穿了员工的工作日。但计算时间的方式也取决于工作是否在正常工作时间/天内完成。该部门不会考虑在飞机、火车、船、公共汽车或汽车上作为乘客的工作时间。

时区

如果员工旅行超过两个或两个以上时区,则应从旅行起点算起的时间应用于确定可补偿小时数。

国家法律

当涉及工资和工时规定时,各州通常遵循FLSA(同样,公平劳动标准法),但每个州都有自己需要考虑的一套法律。

在总部以外的州拥有更多远程工作人员和独立承包商的大型企业可能需要解释和遵守多司法管辖区的法律。

审核和审核过程

工资和工时部门的审计可以是随机的,但通常是因为员工报告了所谓的违规。根据审计人员的评估,违反规定可能会导致拖欠工资和多次罚款。收集到的举行超过13亿美元的欠薪从2014年到2018年。最常见的违规行为是对员工的身份进行错误分类。

根据美国劳工部的数据,去年建筑业的欠薪总额仅次于食品服务业。以下是这两个行业过去五年的欠薪数据:

2018:

食品服务——4290万美元

建筑- 3880万元

2017:

食品服务——4290万美元

建筑:4,930万美元

2016:

食品服务——3980万美元

建设:4170万美元

2015:

食品服务——3810万美元

建设- 4230万美元

2014:

食品服务——3440万美元

建筑——4520万美元

保留记录

准确的记录通常是企业对诉讼和处罚的唯一真正辩护,FLSA要求您至少保存员工记录三年。

为了符合联邦法规,您必须保存所有非豁免员工的这些记录:

  • 员工姓名、性别和出生日期
  • 雇员社会保险号
  • 员工地址
  • 雇员职业
  • 员工工作周开始的时间和日期
  • 员工每天工作的小时数
  • 员工每周工作的总时数
  • 雇员的工资(小时、工资、佣金等)
  • 员工的固定小时工资
  • 每日/每周总直时收入
  • 每周加班总收入
  • 从雇员的工资中增加或扣除的任何部分
  • 支付给雇员的工资总额
  • 给定的工资周期涵盖的日期

一位律师的建议

Elizabeth H.Murphy是一名就业辩护律师,也是Jackson Lewis律师事务所的负责人,她为那些被解雇的公司提供帮助由DOL审计.她强调,如果你被告知即将进行审计,最糟糕的做法就是什么都不做。如果您检查您的实践,您有机会立即纠正这个问题,并在审计师出现之前得到一些好的工资表。

墨菲建议你提前给审计员打电话。Murphy说:“找出谁是你的审计师,并和他们联系。“然后你可以问他们是否会推迟日期,这样你就有更多时间来修改问题。”

此外,她还建议,如果你有好的辩护理由,就利用它。如果公司能够以诚实的理由证明他们犯了错误,那么他们通常能够避免所有的罚款和处罚。然而,墨菲警告说:“对法律的无知绝不是一个善意的辩护。”

她的其他建议吗?如果可能的话,记下你的审计师计划与之交谈的任何现任或前任员工的名字。然后打电话给他们,让他们放心,他们没有麻烦,他们只需要诚实(这个任务最好由你的律师来完成)。

最后,墨菲并不同情那些不监督自身合规情况以确保自己站在法律正确一边的公司。墨菲建议:“不要等到审计师给你寄来一封信。”“每个雇主都应该知道自己是否遵守了工资时薪法——如果不遵守,他们就应该纠正它。”

现实世界的例子

以下是一些被审计和罚款的美国企业的例子,以及它们的违规行为。

行业:建设
公司:RDV建筑公司。
进攻:该公司拒付了大约1000名员工的支票,没有支付他们适当的最低工资,也没有支付他们每天工作超过8小时的加班(这是加州加班法的一部分)。公司也没有给员工适当的休息时间。
好的:加州劳工专员办公室命令该公司向1125名受影响的员工支付超过1200万美元的加班工资和损害赔偿金。

行业:建设
公司:萨利纳斯公司。
进攻:员工每周工作70小时,但每周工作时间超过40小时,却得不到所需的半小时工资。
好的:DOL命令该公司支付342856美元的拖欠工资和赔偿金,因为该公司在两年内未能向22名工人支付加班费。

技术辅助

重点很清楚:你不能忽视工资和工时规定。依靠纸质考勤卡或其他容易出错的系统来维护大量员工的准确记录显然是有风险的。投资正确的技术来处理您的大型业务需求可能是一个值得研究的变化。

对于大型团队来说,维护简单可靠、可验证的遵从性是一件很简单的事情,而且是可以做到的。

一个基于云的时间跟踪软件将确保您的员工记录的防弹准确性和安全存储,因此您的数据总是可以在您需要时轻松检索。自我审核的能力也是至关重要的,应该包括在你的劳动法合规策略中。

如果你决定走这条路,你可以在数字时间管理解决方案中寻找以下几点:

  • 随时随地访问您的劳动力跟踪数据
  • 自动存储在云中的数据
  • 员工时钟输入和输出应用程序活动代码
  • GPS时间戳和地理围栏
  • 与您的产品无缝集成工资项目
  • 能够运用不同的政策进行轮班工作
  • 容易检索正常和加班工作时间的准确记录

从高风险业务转向容易合规是确保您的公司能够不受阻碍地继续增长的关键。